Organizacja eventów to trudne zadanie, które nawet doświadczonych managerów może przyprawić o ból głowy. Poniżej znajdziesz 6 przydatnych porad, jak zorganizować konferencję.
Określ cel
Wymiana doświadczeń, zdobycie wiedzy, rozwijanie kompetencji, poszerzenie horyzontów, nawiązywanie nowych kontaktów, wymiana poglądów i stworzenie przestrzeni do dyskusji – to ogólne cele wszystkich konferencji i szkoleń biznesowych.
Zastanów się, czym to wydarzenie powinno się wyróżniać na tle innych. Co najbardziej chciałbyś osiągnąć, organizując konferencję? Na jakie zagadnienie zwrócić uwagę? Jakie kompetencje uczestników rozwinąć? A może masz w głowie jakiś świeży i aktualny temat, który mógłby być motywem przewodnim spotkania?
Im konkretniejszy jest cel, który stawiasz, tym łatwiej będzie stwierdzić, czy został spełniony.
Określ odbiorców i ich oczekiwania
Jeśli nie chcesz, żeby uczestnicy konferencji ziewali i liczyli minuty do końca spotkania, musisz wiedzieć, kim są i czego oczekują. Zastanów się, czy wydarzenie jest skierowane do specjalistów, czy do laików. A może grupa będzie miała bardzo zróżnicowany poziom wiedzy. Udane wydarzenie, to takie, które wychodzi naprzeciw oczekiwaniom gości.
Określ budżet
Zaplanuj, jakie środki jesteś w stanie przeznaczyć na wyżywienie, zakwaterowanie, wynajem sali, wynagrodzenia dla ekspertów, materiały reklamowe i dodatkowe atrakcje.
Miej na uwadze, że na którymś etapie organizacji konferencji mogą pojawić się nieprzewidziane wydatki.
Przygotuj harmonogram
Dopiero, kiedy znamy cel, odbiorców i budżet możemy zabrać się za szczegółowy plan wydarzenia. Zastanów się, jakie tematy są najważniejsze i najciekawsze. Prelekcje warto urozmaicić warsztatami lub innymi interaktywnymi aktywnościami. Pamiętaj o przerwach między panelami. Jeśli dysponujesz odpowiednim budżetem, konferencję można zwieńczyć bankietem lub przygotować jakąś dodatkową atrakcję dla uczestników.
Zadbaj o gości!
Kiedy jesteśmy głodni, zmęczeni albo doskwiera nam niewygoda, nawet najciekawsze wystąpienie jest udręką. Dlatego zadbaj o podstawowe potrzeby uczestników konferencji – dobre jedzenie, przestrzeń do wypoczynku, wygodne krzesła, odpowiednią temperaturę w pomieszczeniu. Dobrą praktyką jest zapytanie o specjalne potrzeby. Dzięki temu wegetarianinowi będzie można zapewnić bezmięsny posiłek, osobie uczulonej na nabiał mleko bez laktozy, a osobie z niepełnosprawnością dostęp do windy. Jeśli nie jesteś w stanie komuś czegoś zagwarantować, poinformuj go o tym wcześniej.
Wyciągnij wnioski na przyszłość
Z każdego projektu można się czegoś nauczyć. Dlatego warto zrobić ewaluację. Zapytaj uczestników, co im się podobało, a co nie, czego się nauczyli, czy spotkanie było dla nich inspirujące. Dowiedz się, czy są zadowoleni i co by zmienili. Ewaluację możesz zrobić w formie anonimowej ankiety (papierowej lub online) albo w formie otwartego spotkania.
Błędy i niedociągnięcia potraktuj jako lekcję, następnym razem będziesz wiedzieć lepiej, jak zorganizować event.
Zorganizuj konferencję w Talarii
Resort mieści się w odrestaurowanym XIX-wiecznym dworku otoczonym parkiem. Taka lokalizacja doda wydarzeniu prestiżu, a gościom pozwoli odpocząć w pięknym otoczeniu.
Dysponujemy trzema w pełni wyposażonymi salami konferencyjnymi o różnej powierzchni. Przygotowujemy pyszne posiłki. Możemy zapewnić uczestnikom różnorodne atrakcje – szczególnie polecamy te na świeżym powietrzu. Sprawimy, że Twoi goście wrócą do domu wypoczęci i zadowoleni.
